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ふるさと応援寄附金申告特例申請書の誤送付について

印刷用ページを表示する更新日:2019年4月10日更新
このたび、玄海町ふるさと応援寄附金事業において、寄附者の方の申告特例申請書(以下、「申請書」という。)を2件誤送付したことを報告いたします。
申請書には、「住所」「氏名」「生年月日」「電話番号」「寄附額」「性別」が記載されています。

1.発生内容

3月19日(火曜日)、申請書を送付する際に誤ってお二人の方の申請書を取り間違えて封入し送付してしまいました。
3月27日(水曜日)、誤送付のうちのお一人より別の方の申請書が同封されているとの連絡をいただきました。
その後、同日に発送を行いました方に確認を行い、誤送付が2件あることが判明しました。

2.発生後の対応

誤送付の確認を取ることができました3月29日に、誤送付先のお二人の寄附者様に謝罪を行い、誤送付した納付書を回収する手続きを行いました。
回収後は、回収した旨を寄附者様にお伝えし、正しい送付先に送付いたしました。

3.今後の防止策

今回の誤送付は、書類を同封する際に封筒の中身の確認が不十分であったこと、個人情報を取り扱っている意識が不十分であったこと、さらにはふるさと応援寄附金というご好意であることの認識が不十分であったことによるものと捉えています。
今後は、同封前に封入する書類の確認、同封後の確認作業を徹底し、誤送付が発生しないよう努めます。